Campañas de Promoción, Fund-Raising y Comunicación Pública

Son promoción las RRPP?

Según Gruning, no. Gruning entre otros, reconocen que la RRPP han evolucionado en sus conceptos más básicos, que son más que solo promociones, puesto que demandan más que solo promociones o publicity.

Otros profesionales indican que no hay relación entre las RRPP y las promociones, para ellos las promociones son funciones del marketing, no de las Relaciones Públicas.

Las personas que trabajan en RRPP realizan actividades relacionadas con la promociones cuando estas ayudan a mejorar la comunicación con el entorno. El área de marketing también puede realizar estas acciones, así como de la investigación, publicidad y promoción de las ventas, pero se alían a las RRPP para relacionarse con los medios para notas de prensa, conferencias, boletines, etc., sin que esto signifique que las RRPP sean un área perteneciente a marketing; aunque muchas empresas parecen asumirlo como de pertenencia, puesto que delegan a Mkt como responsable de estos trabajos.

Programas de promoción

Promocionar un producto o servicio = Hacer Pública la organización

Hacer Pública la organización = Publicity

Es decir, que para hacer conocida a una empresa, se necesitan de las RRPP.

Programas de obtención de fondos (Fund-Raising)

Campañas de obtención de fondos

Programa de capital: Esfuerzo masivo para obtener dinero en un corto tiempo.

Campañas de apoyo anual: Realizan un gran evento anual para recolectar fondos.

Obtener fondos de fundaciones: Organizaciones que piden fondos para una organización, esta deberá ser de un motivo que sea llamativo para que las empresas desean donar.

Búsqueda de respaldo corporativo: Apoyo económico constante de una organización y/o sus empleados.

Programas de donaciones diferidas: Por ejemplo, testamentos.

Técnicas de obtención de fondos:

• Técnicas de relaciones con los medios para anunciar y promocionar una campaña.
• Redacción de cartas y solicitudes por correo directo.
• Redacción de propuestas a fundaciones o corporaciones
• Campañas intensivas que utilizan técnicas como la promoción en los medios, acontecimientos u actos preparados, teletones y el apoyo de personajes públicos.
• Proporcionar información continuada a donantes o posibles donantes por medio de revistas o memorias anuales
• Discursos a grupos de donantes.
• Contactos interpersonales con posibles donantes clave.

Segmentos críticos de un programa de obtención de fondos:

Los especialistas resaltan la importancia de la investigación (identificación), de potenciales donantes (construir); la evaluación del programa (detección).

Objetivos y públicos

El objetivo de la promoción depende de la naturaleza del público a quien dirigido y el objetivo de la organización.

Si la organización busca ocupar todos los espacios, vender productos o conseguir fondos) en ese caso se debe identificar quien es el target comunicar lo que se le ofrece.

La Evaluación de las promociones y campañas

Las estrategias deben medir más allá que la sola conducta. Deben hacer el seguimiento de los cambios de las compras de productos, o acciones de sus públicos.

Memorias Anuales y Redacción Financiera

Las memorias anuales y la redacción financiera son técnicas básicas y reconocidas en las RRPP financieras, lo habitual es la información para públicos activos que buscan información y que necesitan datos financieros respecto a su organización. Por lo tanto, se debe proporcionar una información clara y basada en hechos, así como datos financieros

Es probable que las memorias anuales llega cada año casi a la misma audiencia y a pesar que la sección de datos financieros es algo sumamente necesario, la planificación de la publicación siguiente acostumbra empezar por la crítica de la publicación del año anterior; por lo que debemos resaltar los puntos fuertes del año, así como presentar gráficos con los principales avances del año y hasta imágenes del potencial humano, lo cual hará más cálida la presentación.

Como los públicos financieros tienen gran actividad, el objetivo de las memorias anuales, debe ser ayudarles a retener y comprender la información financiera. Gruning recomienda el uso de analogías, metáforas y ejemplos para facilitar el significado del texto a los lectores.

Exposiciones y actos especiales

En general, los técnicos en RRPP diseñan exposiciones especiales como actividades de comunicación unidireccionales, por lo que las exposiciones entre otros acontecimientos de ese tipo pueden ser la perfecta situación para crear un contexto bidireccional de comunicación, done el dialogo, por ejemplo, vendedor comprador, genera una comunicación más completa y logra llenar aquellos “huecos” que se crean cuando solo intervienen una de las partes.

Algunas empresas aprovecharán estos eventos para pedir el llenado de hojas de sugerencias, no todas serán llenadas, por lo cual no es un dato exacto, nos recomiendan algo mucho mejor: analicemos a nuestro público, contemos la cantidad de asistentes, de participantes activos, las reacciones, sus preguntas, edades, características físicas, veamos si son en realidad nuestro público objetivo, estos serán los datos verdaderamente útiles para nosotros.

Lo visual

En el caso puntual de una exposición o feria, no solo debemos contar con materiales básicos, sino que debemos contar con diferenciales, una buena decoración, material informativo, debe quedar clara nuestra línea, nuestros colores institucionales, pues lo que la gente vea en ese momento, será lo que reflejemos de nuestra empresa.

Asimismo, debemos contar con material audiovisual que de una clara muestra de una empresa, de lo que es y lo que hace.

En el caso de eventos tipo jornada de puertas abiertas o visitas guiadas, en estos casos, se ven puntos como:

Oportunidad temporal: Instalaciones preparadas, con el mejor aspecto posible, brindar información interesante, lo suficientemente larga para que amerite la visita a nuestras instalaciones, pero no lo tan largas como para aburrir a la visita.

Invitaciones: enviadas con el suficiente tiempo de antelación. Verificar a los invitados, peor que invitar gente de más, es obviar a un importante personaje relacionado por el tema.

Las instalaciones y Transporte: deben brindársele a los invitados el transporte y locaciones propicias para el evento.

Confort y servicios: Brindar las comodidades necesarias como servicios higiénicos, guardarropa, comunicaciones, anfitrionas y artículos para emergencias.

Saludos: Se deben contar con el personal de protocolo necesario, como anfitrionas para dirigir a los invitados a sus lugares, contando con un personal especial pare los invitados VIP.

Obsequios: Productos de merchandising de nuestra empresa serán un delicado detalle de agradecimiento para las visitas.

Publicity: Deben tenerse listos los dossieres de prensa para los medios. Debe contarse con un fotógrafo para captar imágenes de los invitados más representativos. Así también, debe estar asignado un personal de RRPP para dar a los medios las informaciones necesarias y las entrevistas deseadas.

Asimismo, deben contarse con los refrigerios para los invitados.

Asamblea Anual

Las empresas constituidas legalmente, según legislación, deberían celebrar una asamblea anual para elegir una junta directiva y aprobar el informe financiero. Aunque muchas empresas lo ven como algo más, lo ven como una oportunidad de intercambiar ideas con sus públicos, de poder hablar con aquellos públicos que puedan tener un real interés en la organización.